A konferenciák szervezése nem hiába tartozik a top marketingeszközök közé. Egy jól megszervezett konferencián valódi kapcsolatot teremthetünk a közönséggel és közvetlen interakcióban ismerhetjük meg a jelenlévőket, mutathatjuk be neki szakértelmünket és márkánkat. Azok, akik nem szerveznek konferenciát, óriási lehetőségektől esnek el vállalkozásuk építésére és márkaismertség növelésére vonatkozóan. Érdemes kiemelt figyelmet fordítanunk erre a területre, és minél több ismeretet felhalmoznunk arra vonatkozóan, hogyan lehetünk a legjobbak a konferenciaszervezésben.
Az elmúlt években egyre nagyobb népszerűségnek örvendenek a webkonferenciák. Érthető, hiszen akár kisebb költségekkel is elérhetünk több száz embert, akár a világ minden tájáról. Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan kerülhetünk a legjobbak közé a konferenciák világában.
Miért jó ötlet konferenciát szervezni?
Kiemelkedő értéket tudunk adni a résztvevőknek
A konferenciákhoz semmi sem hasonlítható. Más módon nem tudjuk annyi ideig lekötni a közönség figyelmét, ráadásul a konferencia az egyetlen lehetőség arra, hogy a nézők valós időben kérdéseket tegyenek fel és valós időben visszajelzéseket kapjanak. Van lehetőségünk bevonni a közönséget és együtt beszélgetni, gondolkodni velük. Nem hiába tartoznak a legmagasabb konvertálási arányú marketingeszközök közé.
Több száz emberrel kommunikálhatunk a világ minden tájáról
Ez az egyik legfőbb ok, amiért a webkonferenciákkal a legjobbak lehetünk. Az, hogy több száz emberrel tudunk beszélgetni, akár virtuálisan, közvetlenül az interneten keresztül, kiemelkedő lehetőség. Még csak el sem kell hagynunk a kényelmes székünket, vagy egy Balaton-parti terasz székét, igazából bárhonnan megszervezhetjük és levezényelhetjük webkonferenciánkat, ahonnan csak szeretnénk. Az élő konferenciák lehetőségei ehhez képest korlátozottak.
Új érdeklődőket találhatunk
Szinte minden vállalkozás az ügyfeleiből él. Egy olyan vállalkozás, amelynek több mint elég ügyfele van, soha nem fog küzdeni a növekedésért. Sajnos a legtöbb vállalkozásnak az új ügyfelek megszerzése a legnehezebb. A konferenciák remek lehetőséget kínálnak arra, hogy új érdeklődőket vonzzunk be, és végül új ügyfeleket konvertáljunk.
Így készüljünk fel életünk első konferenciájára
A megfelelő helyszín, platform
Egy konferencia sikerének szempontjából elengedhetetlenül fontos a megfelelő helyszín. Legyen könnyen elérhető, legyen elég parkolóhely és férőhely a vendégeinknek, legyen kellően impozáns, illeszkedjen a márkánkhoz – és még sorolhatnánk. Legyünk körültekintőek, amikor letesszük a voksunkat!
Ma már számos webkonferencia-platform áll rendelkezésünkre, ezért fontos, hogy áttekintsük ezek jellemzőit, hogy végül az igényeinknek legmegfelelőbb webkonferencia-platformot válasszuk ki.
Nagyon fontos, hogy ne feledkezzünk meg arról, hogy a résztvevők a webináriumot különböző eszközökön nézik majd: számítógépről, laptopról, tabletről vagy okostelefonról. Bár találhatunk ingyenes platformokat is, sajnos ez a legtöbb esetben az idő hosszának korlátozását, a résztvevők számának meghatározott maximumát vagy akár zavaró reklámok megjelenítését is jelentheti számunkra. Ha fontos számunkra a minőség – és ez az első webinárium megtartásánál és a márkaismertség építésénél kiemelkedően fontos – érdemes egy kiváló platformot választani, arra előfizetni.
Optimális időpont
Az ideális nap és időpont nagyban függ a konferencia a célközönségétől. Soha nem gondolnánk, hogy egy késő esti időpont optimális, de sok esetben jól teljesít, mivel az emberek nem a munkanapjuk közepét töltik éppen. Okos döntés, ha megnézzük a weboldalunk forgalmát és ebből láthatjuk, hogy mikor, mely napokon és időpontokban aktívak a látogatóink. Emellett nem érdemes ünnepekre, hosszú hétvégére szervezni, hiszen ilyenkor mindenki a megérdemelt szabadságát tölti.
Megfelelő felszerelést
Legyünk igényesek a megfelelő technikai eszközök használatára! Ezek minősége ugyanis közvetlenül hatással lesz a márkánk értékére. Érdemes jó minőségű eszközökbe fektetni, több lehetőséget is tesztelni. A technika ördöge soha nem alszik, legyünk felkészülve az eszközök meghibásodására is, készüljünk cserelaptoppal, -fejhallgatóval. Az sem árt, ha az előadást és a forgatókönyvet kinyomtatva is előkészítjük.
A tökéletes témát
Szánjunk időt a legjobb téma megtalálására! Ötleteljünk, írjunk fel több lehetséges verziót. A legjobb, ha több emberrel is tudunk erről beszélgetni, együtt ötletelni. Kérjük ki minél több ember véleményét az elképzeléseinkről. A legoptimálisabb az, amikor a szaktudásunk és közönségünk érdeklődési köre összhangban van. Ha olyan témát találunk, ami érdekli a célközönséget, akkor nem hibázhatunk. Ehhez érdemes valamilyen friss, aktuális témával készülni.
Extra tipp, hogy ha olyan a témánk, ami túl sok mindenkit érdekel, nem érhetünk el szép sikereket. Ne tartsunk egy téma mélyebb, finomabb kibontásától! Így tudunk igazi értéket teremteni.
Kezdőként jó profi csapatra bízni a szervezést
Ha biztosra szeretnénk menni, érdemes egy profi rendezvényszervező céggel együttműködnünk. Egy gyakorlattal rendelkező és aktuális trendeket ismerő rendezvényszervező csapatnál megfelelő kezekben van a webkonferenciánk lebonyolítása. Ha betartod a cikkünkben leírt tanácsokat és elég időt szánsz a felkészülésre, idővel egyre több gyakorlatod lesz a konferenciaszervezésben. „Gyakorlat teszi a mestert” – szól a közmondás. Érdemes még ma elkezdenünk a konferenciaszervezést! A nagyok is mind elkezdték egyszer!
