Mindenkinek ismerős az érzés, amikor a karácsonyi hajtásban mérgezett egér módjára igyekszik mindenhol helyt állni: összeállítani a karácsonyi menüt, mindenkinek megvenni az ajándékokat és rendbe szedni a lakást, ezt tetézi a vizsgaidőszak és a munkahelyi határidőknek is meg kell felelni. Az ekkor felgyülemlő stresszt csak egy módon lehet kikerülni: muszáj előre gondolkozni, pontos tervet készíteni és helyet hagyni a kikapcsolódásra is.
Minden motivációs TEDTalk-előadás és sikeres emberrel készített interjú egy dologra világít rá: a sokat elért emberek titka sosem abban rejlik, hogy sokat dolgoznak, hisz nekik is csak napi 24 óra áll rendelkezésükre, hanem sokkal inkább abban, hogy tervezetten és rendszerezetten gazdálkodnak az idejükkel.
Határozd meg a pontos céljaidat
Nagyon nehéz bármit is úgy véghez vinni, hogy nincs bennünk belső motiváció és nem látjuk pontosan a célt, amiért “harcolunk”. Legyen szó kisebb, vagy nagyobb dolgokról, kezdésként mindenképpen érdemes végiggondolni a hosszú és rövidtávú céljainkat az adott dologgal kapcsolatban.
Mégiscsak jobban motivál az, ha a beadandó alatt előttünk lebeg a gondolat, hogy a megszerzett tudásból mennyit profitálhatunk, vagy egy ajándék nehézkes megszerzésével mekkora örömöt okozunk másnak.
Tervezz az ABC-módszerrel
A kutatások szerint optimális esetben a napunk 60%-át érdemes a feladatainkkal megtervezni, 20%-ot kell hagyni a töltelékfeladatoknak (főzés, telefonok, ingázás), és 20%-ot érdemes üresen hagyni az előre nem látható dolgoknak. Nélkülözhetetlen azt is felismerni, hogy a fontos és a sürgős nem ugyanaz, a hatékony haladás érdekében pedig muszáj priorizálni.
Sokan javasolják az ABC-módszert, ami szerint három csoportba érdemes besorolni a teendőket, az A csoportba kerülnek azok, amik fontosak és határidősek, a B-be, amik fontosak, de nem sürgősek és a C-be pedig azok a dolgok, amiket meg kell csinálni, de nem olyan fontosak. Eszerint haladva, először az A, majd a B, végül a C csoportokban szereplő feladataidat intézd el.
Készíts listát a teendőidről
Annak érdekében, hogy beoszd magadnak a teendőidet, mindenképpen érdemes feladatlistát készítened, amiben először rögzíted a fix teendőket és programokat, mint például egy születésnap, egy nyelvóra vagy a sportolás.
A teendőket érdemes először hetekre lebontanod, majd, ha azt látod magad előtt, végiggondolhatod, hogy a heti feladatok elvégzéséhez melyik nap miket kell tenned. Célszerű azzal is tisztában lenned, hogy a “korai pacsirta”, vagy az “éjjeli bagoly” tábort erősíted-e, vagyis, hogy a nap melyik szakaszában vagy a legproduktívabb, és eszerint csoportosítani a teendőidet.
Kutatások alapján a részletes heti beosztás elkészítésére a vasárnap délelőtt, a kisebb lépések és tervezésekhez pedig a péntek délután a legalkalmasabb.
Reggel tudd le, amihez nagyon nincs kedved
Senkinek sem kell bemutatni azt az érzést, amikor pontosan tudjuk, hogy valamit meg kell csinálnunk, ezért egész nap halogatjuk és eközben folyton az jár a fejünkben, hogy el kéne ezt intézni.
Legyen szó egy munkával kapcsolatos telefonról, egy orvosi időpontfoglalásról, vagy akár egy személyes jellegű nehezebb beszélgetésről, bármennyire is nehéz, érdemes ezeket a nap elején letudni, hiszen ezután 100%-ban tudunk majd koncentrálni a többi dologra és megszűnik az eziránt érzett szorongásérzet is.
Gondold át, hol veszítesz időt
Mindenkinek vannak olyan tevékenységek, amikre indokolatlanul sok időt szán, leginkább azért, mert észre sem veszi őket. Fontos megjegyezni, hogy itt nem a nagyon is fontos feltöltő programokról van szó, hanem sokkal inkább arról, amikor órákig pörgeted az Instagrammot, vagy amikor hirtelen rád jön az utazhatnék és indokolatlanul elkezdesz repjegyeket nézni, egy abszolút nem tervezett utazáshoz.
Érdemes ezeket a helyzeteket felismerni és minél minimálisabbra csökkenteni, mert, ha az adott pillanatban meg is győzöd magad, hogy fontosak, se nem hasznosak, se nem sürgősek és leginkább semmit sem segítenek a hatékonyságodon.
Maximálisan arra koncentrálj, amit éppen csinálsz
Könnyebb mondani, mint megtenni, de nyilván akkor a leghatékonyabb a tervezés és maga a kivitelezés is, ha mindig teljesen tudsz arra fókuszálni, amit éppen csinálsz: ha dolgozol kapcsold ki az értesítéseket a telefonodon, ha pedig pihensz ne csekkolgasd tízpercenként az e-mailjeidet.
Egy nagyon jó módszer, ami ebben segíthet a szakértők által kikísérletezett “pomodoro technika”, aminek célja, hogy maximálisan tudj odafókuszálni, ahova éppen kell, miközben a tervezett ütemet is tartod.
Nem kell mást csinálnod, mint egy ébresztő órát beállítani 25 percre, amíg teljes bevetéssel a feladatodra koncentrálsz és haladsz, majd ezután egy 5 perces szünetet tartasz. Négy vagy öt ilyen 25+5 perces szakasz után pedig tartasz egy nagyobb, 20-30 perces szünetet és ezután kezdheted elölről.
A legfontosabb, hogyha még 25 perc után tovább csinálnád a feladatod, mert azt érzed, hogy nagyon benne vagy, akkor is tarts szünetet, hiszen a technika betartásával sokkal több ideig tudsz hatékony lenni, mintha változtatnál a módszeren.
Hagyj időt a kikapcsolódásra
Végül, de nem utolsósorban, ami a legfontosabb: bármennyire is tűnik időpocsékolásnak az adott helyzetben, a hosszú távú hatékonyság érdekében és a kiégés elkerülése végett elengedhetetlen a pihentető kikapcsolódás is.
A napközbeni pihenőkben mozgasd meg magad, az ebéd utáni kajakóma ellen iktass be egy erőt adó 20 perces szundit, a nap végére pedig tervezz be valami számodra élvezetes programot, ami napközben is motiválhat arra, hogy elvégezd a feladataid és élvezhesd a kemény munkád gyümölcsét.